
Interna kontroller och riskhantering i samband
med den finansiella rapporteringen
Inledning
Följande beskrivning är baserad på riktlinjer utfärdade 2008
av Svenskt Näringsliv och FAR.
Bolagets förfaranden för intern kontroll avseende den
finansiella rapporteringen har utformats för att med rimlig
säkerhet kunna säkerställa rapporteringens kvalitet och
korrekthet. Förfarandet är utformat för att säkerställa att
rapporteringen är upprättad i enlighet med tillämpliga lagar
och regler samt de krav som finns på bolag, vars aktier är
upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige.
Viktiga förutsättningar för att uppnå detta är i) att det
finns en tillfredsställande kontrollmiljö, ii) att tillförlitliga
riskbedömningar genomförs, iii) att det finns etablerade
kontrollstrukturer och kontrollaktiviteter samt iv) att
information, kommunikation och uppföljning
fungerar tillfredsställande.
Internrevision
Styrelsen har utvärderat behovet av en internrevisionsfunktion
och kommit fram till att en sådan inte är motiverad i Hansa
med hänsyn till verksamhetens omfattning och storlek samt
att styrelsens uppföljning av den interna kontrollen bedöms
vara tillräcklig för att säkerställa att den interna kontrollen är
effektiv. Styrelsen omprövar behovet när förändringar som
kan föranleda omprövning sker och minst en gång per år.
Kontrollmiljö
Den interna kontrollen utgår från Hansas kontrollmiljö, vilket
innefattar de värderingar och den etik som styrelsen,
revisionsutskottet, VD, koncernledningen och övriga
medarbetare kommunicerar och arbetar utifrån.
Kontrollmiljön består även av Bolagets organisationsstruktur,
ledarskap, beslutsvägar, befogenheter, ansvar och
medarbetarnas kompetens.
Riskbedömning
Riskidentifiering och bedömning sker på det sätt som
beskrivs ovan även när det gäller risker avseende den
finansiella rapporteringen. Som en del av detta förfarande
identifieras poster i resultat- och balansräkningen, där risken
för väsentliga fel är större. För Hansa kan upplupna
projektkostnader inom Bolagets kliniska projekt vid olika
tidpunkter uppgå till betydande belopp. Storleken på dessa
grundas till stor del på ledningens bedömning av
färdigställandegraden. På senare tid har produktförsäljning,
avtalsintäkter och värdering av lager blivit poster med en
eventuellt förhöjd risk för betydande fel, eftersom de kan
innefatta en betydande mängd bedömningar och
uppskattningar. Dessutom utgör likvida medel och kortfristiga
placeringar en betydande del av Bolagets totala tillgångar och
bedöms därför kunna ge upphov till risk i den finansiella
rapporteringen. Vidare har det faktum att Hansas
administration hanteras av ett relativt litet antal personer
noterats som en risk, eftersom beroendet av ett fåtal
nyckelpersoner blir stort och möjligheterna till uppdelning av
uppgifter och ansvar blir begränsade. Kontroller för att
förebygga och upptäcka brister på dessa områden ingår i
Bolagets riskhanteringspolicy samt diverse policyer.
Kontrollstrukturer och kontrollaktiviteter
I styrelsens arbetsordning och instruktioner för VD respektive
styrelsens utskott säkerställs en tydlig roll- och
ansvarsfördelning. Styrelsen har det övergripande ansvaret
för den interna kontrollen. VD ansvarar för det system av
rutiner, förfaranden och kontroller som utarbetats för den
löpande verksamheten. Här ingår bland annat riktlinjer och
rollbeskrivningar för olika befattningshavare samt
regelbunden rapportering till styrelsen utifrån fastställda
rutiner. Förfaranden, rutiner, instruktioner och mallar för den
finansiella rapporteringen och det löpande arbetet med
ekonomiadministration och finansiella frågor finns
dokumenterade i Hansas policyer. Rutiner och aktiviteter har
utformats för att hantera och åtgärda väsentliga risker som är
relaterade till den finansiella rapporteringen och som
identifierats i riskanalysen. De mest väsentliga
koncernövergripande styrdokumenten är styrelsens
arbetsordning, instruktionerna till VD, informationspolicyn,
insiderpolicyn, riskhanteringspolicyn och uppförandekoden.
Kontrollaktiviteter har som främsta syfte att förebygga och på
ett tidigt stadium upptäcka fel i den finansiella rapporteringen
så att dessa kan hanteras och rättas till. Koncernen har infört
kontroller på enhetsnivå och processkontroller. Behörigheter
till IT-system begränsas och kontrolleras i enlighet med
befogenheter och behörigheter. Manuella och
automatiserade kontrollåtgärder ingår i hela processen för
redovisning, bokslut och finansiell rapportering. CFO ska
sammanställa månatliga ekonomiska rapporter, som bland
annat ska redovisa resultat och kassaflöde för den gångna
perioden samt ange budgetavvikelser. Dessa rapporter, och
framför allt eventuella budgetavvikelser, ska analyseras och
kommenteras av bolagsledningen. Uppföljning sker genom
regelbundna möten för genomgång av dessa rapporter och
analyser med linjechefer och projektledare. Boksluts- och
årsredovisningsarbetet är processer där det finns ytterligare
risker för fel i den finansiella rapporteringen. Detta arbete är
av mindre repetitiv karaktär och innehåller fler moment av
bedömningskaraktär. Viktiga kontrollaktiviteter omfattar
bland annat externa bekräftelser (t.ex. kontoutdrag eller
leverantörsbekräftelser från tredje part), att säkerställa att det
finns en korrekt fungerande rapporteringsstruktur, där de
olika cheferna och projektledarna rapporterar enligt
standardiserade mallar samt att viktiga poster i
resultaträkningen och rapport över finansiell ställning
analyseras och kommenteras.
Information och kommunikation
Informationsverksamheten regleras i en informationspolicy.
För extern kommunikation finns riktlinjer som säkerställer att
Bolaget lever upp till högt ställda krav på korrekt information till
aktieägare och finansmarknad. Hansas kommunikation ska
präglas av öppenhet och ska vara korrekt, relevant, tillförlitlig
och tydlig samt får inte vara vilseledande. All kommunikation
ska ske i enlighet med Nordic Main Market Rulebook for
Issuers of Shares, Svensk kod för bolagsstyrning och de lagar
och regler som finns för svenska bolag, vars aktier är upptagna
till handel på en reglerad marknad. Policyn är tillämplig för alla
anställda och styrelseledamöter i Hansa Biopharma och gäller
både för muntlig och skriftlig information.
Styrelsen publicerar årsredovisningar, finansiella rapporter
och delårsrapporter. Alla finansiella rapporter publiceras på
Översikt
Aktien
Förvaltnings-
berättelse
Ekonomi
Ersättning
Ordlista
Hansa Biopharma, årsredovisning 2022
86
Bolagsstyrning